СЪВЕТ НА ЕВРОПА
КОМИТЕТ НА МИНИСТРИТЕ

Препоръка Rec (2003) 14
на Комитета на министрите на държавите-членки
относно оперативната съвместимост на информационните системи в правосъдния сектор

(Приета от Комитета на министрите на 9 септември 2003 г.
на 851-то заседание на заместник-министрите)

Комитетът на министрите, съгласно условията на чл. 15. б от Статута на Съвета на Европа,

Имайки предвид, че целта на Съвета на Европа е да постигне по-голямо единство между своите членове;  

С цел да се подобри качеството на публичните услуги за гражданите и бизнеса в сектора на правосъдието;

Като потвърждава, че една ефективна съдебна система е от съществено значение за укрепване на демокрацията и укрепване на върховенството на закона, тъй като това ще повиши общественото доверие в държавната власт, по-специално нейната способност за борба срещу престъпността и разрешаване на съдебни спорове;

Като признава, че информационните технологии са се превърнали в крайно необходими за ефективното функциониране на съдебната система, по-специално в светлината на нарастващия обем на работа на съдилищата и на другите организации в сектора на правосъдието;

Като признава, че ефективното функциониране на сектора на правосъдието в информационната епоха изисква правно признаване и широко използване на електронния обмен на данни между различните организации;

Като има предвид, че конституционните, правните и административните изисквания и традиции предполагат съществуването на голямо разнообразие от информационни системи в правосъдните сектори на държавите-членки;

Като осъзнава нарастващата сложност на информационните системи в сектора на правосъдието;

Осъзнавайки, че ефикасния и сигурен електронен обмен на данни между различните организации в сектора на правосъдието в тези условия изискват оперативна съвместимост на техните информационни системи;

Като признава потенциала на оперативна съвместимост за улесняване на трансграничното правно сътрудничество, което да отговори на нарастващата практическа необходимост от по-тясно сътрудничество между държавите в сектора на правосъдието;

Като осъзнава, че различните проблеми на оперативната съвместимост на информационните системи в сектора на правосъдието са резултат от административни, управленски и технически недостатъци;

Като признава необходимостта от подобряване на оперативната съвместимост на информационните системи в сектора на правосъдието чрез прилагане на оперативно съвместими документи и комуникационни стандарти и интегрирани подходи към проектите за информационни технологии;

Като признава, че въвеждането на оперативната съвместимост в областта на правосъдието изисква и подходящи промени в съответните правни и работни процеси и адекватно обучение на персонала;

Като има предвид, че решенията за оперативна съвместимост за сектора на правосъдието следва да бъдат адаптирани към специфичните изисквания на държавите-членки;

Като признава съществуването на различните нужди на оперативната съвместимост на държавите-членки, произтичащи от различията им по отношение на развитието на информационните технологии в сектора на правосъдието;

Като припомня, че промените в работните процеси на организациите в сектора на правосъдието, въведени с оперативната съвместимост не следва по какъвто и да е начин да засягат конституционните гаранции за независимостта на съдебната власт в процеса на правораздаването;

Като осъзнава, че обработката на данни в условията на оперативна съвместимост представлява както предимство, така и рискове по отношение на информационната сигурност и защитата на личния живот в сектора на правосъдието;

Като взе предвид Препоръка Rec (2001) 2 относно организацията и реорганизацията на съдебните системи и правните информационни системи по разходно-ефективен начин, Препоръка Rec (2001) 3 относно предоставянето на съдебни и други юридически услуги за гражданите чрез използването на нови технологии и Препоръка Rec (2002) 2 относно достъпа до официални документи,

Препоръчва на правителствата на държавите-членки:  

1. да приложат принципите и насоките, изложени в тази препоръка, във вътрешното си законодателство и практика;  

2. да поставят тези принципи и насоки на вниманието на лицата и институциите, отговарящи за информационните технологии и оперативната съвместимост в областта на правосъдието.

I. Общи разпоредби

1. Определения

За целите на настоящата препоръка:

- "организации в правосъдния сектор" следва да включва съдилищата, прокуратурата и други обществени и частни институции като полиция, системи за лишаване от свобода, публични регистри, органи за гражданско състояние, адвокати, нотариуси, както и други публични и частни заинтересовани страни, които обменят данни и информация в процеса на правораздаването;

- "информационни системи" следва да означава технологични информационни системи, използвани от организациите в сектора на правосъдието, за електронна обработка на данни, за съхранение и обмен, като системи за управление на делата (работен процес) и бази данни;

- "оперативна съвместимост" означава ефективен и сигурен обмен на данни и информация между информационните системи на организациите в правосъдната система.

2. Цел:

Целта на настоящата препоръка е да улесни оперативната съвместимост на информационните системи чрез приемането на принципи и насоки за държавите-членки относно действията и мерките, които трябва да бъдат предприети на ниво политика на информационните технологии, в процеса на проектиране и техническата архитектура на данните и информацията в правосъдния сектор

II. Аспекти на политиката

3. Стратегия за оперативна съвместимост

3.1. Държавите-членки следва да гарантират, че проекти за информационни технологии, стартирани в правосъдния сектор имат предвид необходимостта от осигуряване на оперативна съвместимост на информационните системи между различните организации в правосъдния сектор.

3.2. Стратегията за информационните технологии в сектора на правосъдието следва да вземе предвид, наред с другото, следното:

- Поетапна компютъризация на съдебната система;

- Създаване на комуникационна инфраструктура, включително система за електронна поща;

- Разработване на интеграционна стратегия за осъществяване на междусистемна комуникация;
- Хармонизиране на информацията до необходимата степен;

- Създаване на интегрирана система за събиране на данни и статистически анализ;
- Въвеждане на обща система за управление на информацията;

- Създаване на общи вътрешни информационни регистри;

- Разработване на стандартен софтуер за бази данни.

3.3. Проектите за информационни технологии в правосъдния сектор следва да бъдат изпълнени в рамките на координирани програми, даващи възможност за предприемане на последователни действия в различни взаимосвързани области и между различните заинтересовани страни, като по този начин се осигурява подходяща координация и финансиране.

3.4. Въвеждането на оперативната съвместимост в правосъдния сектор следва да се основава на съображения за ефективност на разходите. Необходимата степен на оперативна съвместимост във всеки конкретен случай следва да бъде определена като се вземат предвид необходимите разходи и очакваните ползи.

4. Нетехническа сигурност и защита на личните данни

4.1. Държавите-членки следва да въвеждат оперативната съвместимост на информационните системи в правосъдния сектор при пълно отчитане на необходимостта да се гарантира сигурността на информацията и защитата на личните данни, съгласно изискванията от приложимите международни стандарти и националното законодателство.

4.2. Държавите-членки трябва да предприемат мерки за определяне на ролята и отговорностите на персонала на организациите в правосъдния сектор по отношение на използването на приложенията на информационните технологии. Организациите в правосъдния сектор следва да гарантират, по-специално, че техния персонал е информиран за съответното законодателство и разпоредби, които се прилагат към начина на обработване на данните и информацията в рамките на правосъдния сектор.

4.3. Държавите-членки следва да предвидят създаването на одитни и контролни точки в съответните позиции в автоматизираните информационни и документни потоци вътре и между организациите в правосъдния сектор.

5. Човешки ресурси

5.1. В хода на въвеждането на информационните технологии,организациите в правосъдния сектор следва да ангажират необходимите човешки ресурси, които да вземат правилни решения по предложените системи и услуги.

5.2. Организациите в правосъдния сектор следва да разполагат с квалифициран персонал, който да е отговорен, че техните информационни системи осигуряват спазването на интегритет, наличност, съхранение и идентификация на електронните документи и данни, обработвани от съответната организация.

5.3. Държавите-членки трябва да предприемат мерки за насърчаване на обучението на адвокатите и другите членове на персонала на организациите в правосъдния сектор по въпроси, свързани с прилагането на информационните технологии. Следва да се създадат стимули за персонала на организациите в правосъдния сектор, за да го насърчи да използва приложенията на информационните технологии в ежедневната си работа.

6. Оперативна съвместимост между публичния и частния сектор

6.1. Държавите-членки следва да насърчават използването на методи за електронен обмен между информационните системи на публичния правосъден сектор и тези на организациите на частния правосъден сектор, като например адвокати и други заинтересовани страни. Такъв обмен на данни може да се извършва само в съответствие с международното и националното право.

6.2. Държавите-членки трябва в същото време да обмислят и прилагат подходящи предпазни мерки, за да гарантират сигурността на информацията и защитата на личните данни. Следва да бъдат създадени системи за отчетност, които да бъдат в състояние да контролират как се обработва информацията, обект на специална защита.

III. Предефиниране на методологията

7. Промени в работните процеси

7.1. За да постигнат максимални ползи от въвеждането на информационните технологии, държавите-членки трябва да свържат въвеждането на съвременни информационни технологии в правосъдния сектор с организационни промени в работните процеси на организациите в правосъдния сектор.

7.2. Държавите-членки трябва да имат открит подход за модернизиране на законите и разпоредбите, когато те ограничават използването на възможностите, предоставени от новите информационни технологии и по-специално от оперативната съвместимост.

7.3. Въвеждането на оперативната съвместимост в правосъдния сектор, обаче, следва да бъде контролиран процес. Държавите членки трябва да гарантират, че организациите в правосъдния сектор идентифицират, документират и описват своите работни процеси и наблюдават и контролират промените, въведени с оперативната съвместимост.

8. Междуведомствени технологични вериги

8.1. Държавите-членки следва да прилагат решенията за оперативна съвместимост към всички съответни области, в които междуинституционалното сътрудничество на отделните организации в правосъдния сектор е от жизненоважно значение, като например наказателноправната система и системата на гражданско правосъдие.

8.2. Системите за управление на делата на организациите в правосъдния сектор трябва, по-специално, да бъдат подготвени да подават и получават информация от други външни системи за управление на делата и да предоставят подкрепа в процеса на вземане на решения, като се позволи достъп до пълния диапазон на съответните бази данни.

8.3. Държавите-членки следва да улесняват оперативната съвместимост на различните бази данни чрез въвеждане на такива обединяващи мерки като уникални идентификационни кодове и единни дефиниции на данни.

IV. Техническа и информационна архитектура

9. Документни и комуникационни стандарти

9.1. Държавите-членки трябва да приемат интегриран подход за въвеждане на документни и комуникационни стандарти в правосъдния сектор, за да се даде възможност данните да бъдат монтирани по съгласуван и структуриран начин.

9.2. Независимо от това, оперативната съвместимост може да бъде постигната чрез използване на повече от един стандарт за данни, тъй като приемането на единен стандарт може не винаги да е възможно. В тази връзка, държавите-членки трябва по-скоро да следват разработките на водещи пазарни де факто стандарти, отколкото да се опитват да създават отделни стандарти за правосъдния сектор.

9.3. По-специално, държавите-членки трябва да обърнат внимание на разработването на маркиращи езици, както и на перспективни новосъздадени документни и комуникационни стандарти в правосъдния сектор.

10. Техническа сигурност

10.1. Организациите в правосъдния сектор трябва да създадат процедури за наблюдение и контрол върху потенциалното излагане на рискове, произтичащи от злоупотреба или неизправност на техните информационни системи. Тези процедури трябва да включват указания за сигурност, осигуряващи контрол на достъпа до различните нива на техните информационни системи.

10.2. Държавите-членки трябва, когато това е целесъобразно, да насърчават прилагането на криптографията в правосъдния сектор, за преодоляване на някои от рисковете, присъщи на дигиталните медии, за подсигуряване на електронните комуникации между различните организации в правосъдния сектор.

10.3. Държавите-членки трябва също така широко да прилагат инфраструктура за публични ключове (PKI) по отношение на организациите в правосъдния сектор, за да се гарантира целостта на съобщенията и невъзможност за отхвърляне, както и поверителността, чрез възможността за удостоверяване на получателя или изпращача на съобщението и проверка на електронните подписи с електронни сертификати, издадени от доверени посредници.